Resolução nº 06/2024 - “Dispõe sobre os documentos de arquivo e sua gestão, o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos - Atividade Fim da Câmara Municipal de Itaquaquecetuba, definindo normas para a avaliação, guarda e eliminação d

RESOLUÇÃO Nº 06, DE 12 DE JUNHO DE 2024 “Dispõe sobre os documentos de arquivo e sua gestão, o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos - Atividade Fim da Câmara Municipal de Itaquaquecetuba, definindo normas para a avaliação, guarda e eliminação de documentos de arquivo, e dá outras providências.” Projeto de Resolução nº 08/2024 – autoria da Mesa Diretora Processo nº 4448/2024 A CÂMARA MUNICIPAL DE ITAQUAQUECETUBA RESOLVE: Seção I Da Gestão de Documentos de Arquivo Art. 1º Fica aprovado o Plano de Classificação de Documentos e a Tabela de Temporalidade de Documentos da Câmara Municipal de Itaquaquecetuba, constante dos Anexos I e II desta Resolução, como instrumentos fundamentais da implementação da gestão documental. § 1º Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, classificação, avaliação, tramitação, uso, arquivamento e reprodução, que assegura a racionalização e a eficiência dos arquivos. § 2º É dever da Câmara Municipal a gestão de documentos como instrumento de apoio à administração, à cultura e ao desenvolvimento científico. Seção II Dos Documentos de Arquivo Art. 2º São documentos de arquivo todos os registros de informação, em qualquer suporte, inclusive o magnético ou óptico, produzidos, recebidos ou acumulados pela Câmara Municipal de Itaquaquecetuba no exercício de suas funções e atividades administrativas e legislativas. Parágrafo único. A Câmara Municipal de Itaquaquecetuba garantirá acesso aos documentos de arquivo, nos termos da legislação vigente. Art. 3º Os documentos de arquivo são identificados como correntes, intermediários e permanentes, na seguinte conformidade: I - consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que se conservam junto aos departamentos e/ou setores produtores em razão de sua vigência e da frequência com que são por eles consultados; II - consideram-se documentos intermediários aqueles com uso pouco frequente que aguardam prazos de prescrição e precaução nos departamentos e/ou setores que os tenham produzido, recebido ou acumulado; III - consideram-se documentos permanentes aqueles com valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados. Art. 4º Os documentos de arquivo, em razão de seus valores, podem ter guarda temporária ou guarda permanente, observados os seguintes critérios: I - são documentos de guarda temporária aqueles que, esgotados os prazos de guarda nos departamentos e/ou setores produtores podem ser eliminados sem prejuízo para a coletividade ou memória da Câmara Municipal de Itaquaquecetuba. II - são documentos de guarda permanente aqueles que, esgotados os prazos de guarda, devem ser preservados, por força das informações neles contidas, para a eficácia da ação legislativa e administrativa, como prova, garantia de direitos ou fonte de pesquisa. Seção III Do Plano de Classificação de Documentos Art. 5º O Plano de Classificação de Documentos é o instrumento utilizado para classificar todo e qualquer documento de arquivo. Parágrafo único. Entende-se por classificação de documentos a sequência das operações técnicas que visam a agrupar os documentos de arquivo relacionando-os à função, subfunção e atividade responsável por sua produção, recebimento ou acumulação. Art. 6º O Plano de Classificação de Documentos atribui para cada série documental um código numérico de classificação. § 1º O código de classificação da série documental é a referência numérica que a associa ao seu contexto de produção, e é composto das seguintes unidades de informação: I - função; II - subfunção; III - atividade; IV - série documental. § 2º Série documental é o conjunto de documentos do mesmo tipo documental produzido por um mesmo órgão, em decorrência do exercício da mesma função, subfunção e atividade e que resultam de idêntica forma de produção e tramitação e obedece à mesma temporalidade e destinação. Seção IV Da Tabela de Temporalidade de Documentos Art. 7º A Tabela de Temporalidade de Documentos é o instrumento resultante da avaliação documental, aprovado por autoridade competente, que define prazos de guarda e a destinação de cada série documental. Parágrafo único. Entende-se por avaliação documental o processo de análise que permite a identificação dos valores dos documentos, para fins da definição de seus prazos de guarda e de sua destinação. Art. 8º A Tabela de Temporalidade de Documentos da Câmara Municipal deve indicar para cada série documental que compõe o Plano de Classificação, os prazos de guarda e a destinação dos documentos. § 1º Entende-se por destinação a decisão decorrente da avaliação documental, que determina o seu encaminhamento. § 2º Será destinado para eliminação, após o cumprimento dos respectivos prazos de guarda, o documento que não apresentar valor que justifique sua guarda permanente. § 3º Será destinado para guarda permanente o documento que for considerado de valor histórico, probatório e informativo. § 4º Para cada série documental deverão ser registrados, a título de observações, os atos legais e as razões de natureza legislativa ou administrativa que fundamentaram a indicação dos prazos propostos ou ainda informações relevantes sobre a produção, guarda ou conteúdo do documento. Art. 9º Para cada série documental deverá ser indicado o correspondente prazo de guarda, ou seja, o tempo de permanência de cada conjunto documental nos lugares indicados, a saber: I – departamento e/ou setor produtor: deve ser indicado o número de anos em que o documento deverá permanecer no arquivo corrente, cumprindo a finalidade para a qual foi produzido; II – setor com atribuições de arquivo: deve ser indicado o número de anos em que o documento deverá permanecer na unidade com atribuições de arquivo da Câmara Municipal cumprindo prazos prescricionais ou precaucionais. Parágrafo único. Esgotada a vigência do documento, fica autorizada a sua eliminação, desde que cumprido o prazo de guarda previsto no departamento e/ou setor produtor e no setor com atribuições de arquivo da Câmara Municipal de Itaquaquecetuba. Art. 10 Os prazos considerados para a definição do tempo de guarda no departamento e/ou setor produtor ou no setor com atribuições de arquivo da Câmara Municipal são os seguintes: I - prazo de vigência: intervalo de tempo durante o qual o documento produz efeitos administrativos e legais plenos, cumprindo as finalidades que determinaram sua produção; II - prazo de prescrição: intervalo de tempo durante o qual pode-se invocar a tutela do Poder Judiciário para fazer valer direitos eventualmente violados. O tempo de guarda dos documentos será dilatado sempre que ocorrer a interrupção ou suspensão da prescrição, em conformidade com a legislação vigente; III - prazo de precaução: intervalo de tempo durante o qual guarda-se o documento por precaução, antes de eliminá-lo ou encaminhá-lo para guarda permanente. Seção V Da Eliminação de Documentos de Guarda Temporária Art. 11 A eliminação de documentos da Câmara Municipal é decorrente do trabalho de avaliação documental conduzido pela Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivo (CADA) e deverá ser executada de acordo com os procedimentos estabelecidos nesta Resolução. Art. 12 Toda e qualquer eliminação de documentos públicos que não constem da Tabela de Temporalidade de Documentos da Câmara Municipal, será realizada mediante autorização da Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivo (CADA). Art. 13 O registro dos documentos a serem eliminados deverá ser efetuado por meio de "Relação de Eliminação de Documentos", conforme modelo constante do Anexo III, que faz parte integrante desta Resolução. Art. 14 A Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivo (CADA), em decorrência da aplicação das Tabelas de Temporalidade de Documentos, fará publicar no Diário Oficial da Câmara Municipal o "Edital de Ciência de Eliminação de Documentos", conforme modelo constante do Anexo IV, que faz parte integrante desta Resolução. § 1º O "Edital de Ciência de Eliminação de Documentos" tem por objetivo dar publicidade ao ato de eliminação de documentos, devendo conter informações sobre os documentos a serem eliminados. § 2º O "Edital de Ciência de Eliminação de Documentos" deverá consignar um prazo de 30 (trinta) dias para possíveis manifestações ou, quando for o caso, possibilitar às partes interessadas requererem o desentranhamento de documentos ou cópias de peças de processos ou expedientes. Art. 15 O registro das informações relativas à execução da eliminação deverá ser efetuado por meio do "Termo de Eliminação de Documentos", preenchido conforme modelo constante do Anexo V, que faz parte integrante desta Resolução. Parágrafo único. O "Termo de Eliminação de Documentos" será arquivado no Departamento de Administração da Câmara Municipal para a consolidação de dados e a realização de estudos técnicos na área de gestão de documentos. Art. 16 Dos documentos destinados à eliminação serão selecionadas amostragens para guarda permanente. Parágrafo único. Considera-se amostragem documental o fragmento representativo de um conjunto de documentos destinado à eliminação, selecionado por meio de critérios qualitativos e quantitativos. Art. 17 A eliminação de documentos públicos sem valor para guarda permanente será efetuada por meio da fragmentação manual ou mecânica. Parágrafo único. Os documentos fragmentados poderão ser doados nos termos da legislação vigente. Seção VI Da Guarda Permanente de Documentos Art. 18 São considerados documentos de guarda permanente aqueles indicados na Tabela de Temporalidade de Documentos, que serão definitivamente preservados. Art. 19 Os documentos de guarda permanente não poderão ser eliminados após a microfilmagem, digitalização ou qualquer outra forma de reprodução, devendo ser recolhidos ao Setor de Arquivo Geral da Câmara Municipal. Parágrafo único. Os documentos de guarda permanente, ao serem transferidos ou recolhidos ao Setor de Arquivo Geral da Câmara Municipal deverão estar avaliados, organizados, higienizados e acondicionados, bem como acompanhados de instrumento descritivo que permita sua identificação, acesso e controle. Art. 20 Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que destruir, inutilizar ou deteriorar documentos de guarda permanente. Seção VII Da Comissão de Documentos de Arquivo Art. 21 A Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivo (CADA) é um grupo permanente e multidisciplinar instituído no âmbito da Câmara Municipal, por Portaria a ser expedida, responsável pela elaboração e aplicação do Plano de Classificação e da Tabela de Temporalidade de Documentos. Parágrafo único. A Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivo (CADA) deverá propor critérios para orientar a seleção de amostragens dos documentos destinados à eliminação, conforme o disposto no art. 16, parágrafo único desta Resolução. Art. 22 À Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivo (CADA) caberá consultar, em caso de dúvida, a Procuradoria Legislativa da Câmara Municipal acerca das ações judiciais encerradas ou em curso nas quais a Câmara Municipal figure como autora ou ré, para que possa dar cumprimento aos prazos prescricionais e precaucionais de guarda previstos nas Tabelas de Temporalidade de Documentos. Art. 23 As despesas para execução da presente Resolução correrão por conta das dotações próprias do orçamento, suplementadas se necessário. Art. 24 Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação, revogando as disposições em contrário. CÂMARA MUNICIPAL DE ITAQUAQUECETUBA, em 12 de junho de 2024. VEREADOR DAVID RIBEIRO DA SILVA Presidente VEREADOR LUIZ CARLOS DE PAULA COUTINHO VEREADOR DIEGO GUSMÃO SILVA 1º Secretário 2º Secretário Registrada no Departamento de Serviços Parlamentares e publicada no Diário Oficial Eletrônico do Município de Itaquaquecetuba. LUCIANE DE JESUS GUSMÃO DE BRITO ALVES Diretora de Departamento de Serviços Parlamentares